Preskoči na sadržaj
Matica Matica — Upute

Kako voditi župni projekt

Projektom pratite veći pothvat župe — od plana do završetka: faze, zadatke, tko na čemu radi i koliko stoji. Projekte vode svećenik, administrator i DataManager. Prijavljeni župljani vide projekte, njihove faze, zadatke i napredak; članove tima, izvršitelje i (osim ako župa ne odluči drukčije) budžet vidi samo osoblje.

Preduvjet: prijavljeni ste kao svećenik, administrator ili DataManager; modul Projekti uključen je u župi.

Pokrenite projekt

Iz ideje sa Zida ideja — najčešći put:

  1. Otvorite Moderacija zida ideja → kartica Odobrene.

  2. Kod ideje kliknite Pretvori u projekt, po želji promijenite naziv i upišite razlog zatvaranja (vidljiv svima na stranici ideje), pa Pokreni projekt.

    Pretvori ideju u projekt — naziv i razlog zatvaranja

  3. Otvara se uređivanje novog projekta. Ideja se zatvara s oznakom „Postala projekt”, a autor i svi koji je prate dobivaju obavijest. Projekt i ideja povezani su u oba smjera; jedna ideja može imati samo jedan projekt.

Bez ideje: Projekti → Svi projekti → Novi projekt.

Faze, zadaci i tim

  1. Na stranici projekta, u sekciji Faze i zadaci, kliknite Dodaj fazu (npr. Priprema rasporeda). Faza može imati ciljni datum i služiti kao prekretnica (Dovrši prekretnicu).

  2. U fazi kliknite Dodaj zadatak: naziv, opis, status, rok i procijenjeni trošak.

    Faza sa zadatkom, statusom i izvršiteljem

  3. U sekciji Članovi kliknite Dodaj člana, potražite osobu iz župne kartoteke (aktivni župljani) i odaberite ulogu: Voditelj, Koordinator, Član ili Promatrač.

    Članovi projektnog tima s ulogom

  4. Kod zadatka kliknite Izvršitelji i dodajte osobe iz tima. Izvršitelj mora najprije biti član tima.

Izvršitelj koji ima korisnički račun povezan s osobom u kartoteci vidi svoje zadatke pod Moji zadaci i sam im mijenja status.

Napredak i budžet

  • Napredak se računa iz zadataka: dovršeni zadaci prema svima, bez otkazanih i neaktivnih zadataka te zadataka u neaktivnim fazama.

  • Budžet prikazuje planirani budžet (upisuje se pri uređivanju projekta), zbroj procijenjenih i stvarnih troškova zadataka te odstupanje. Iznosi ne mogu biti negativni.

    Budžet projekta — planirano, procijenjeno, stvarno i odstupanje

  • Hoće li župljani vidjeti iznose, odlučujete na Admin izborniku → Postavke sustava → Vidljivost javnih modula, u odjeljku Projekti: Prikaži budžete projekata župljanima. Zadano je isključeno: iznose vidi samo osoblje.

    Vidljivost javnih modula — odjeljak Projekti

Obavijesti

Matica sama obavještava (u aplikaciji i push-obavijesti):

  • izvršitelja — kad mu dodijelite zadatak ili ga s njega uklonite, te dan prije roka zadatka koji još nije završen;
  • voditelje i koordinatore projekta — kad netko zadatak označi kao završen ili blokiran.

Obavijest dobiva samo osoba čija je osoba u kartoteci povezana s korisničkim računom, a nikad onaj tko je promjenu napravio. Dok je modul Projekti isključen, obavijesti se ne šalju.

Povezane upute